Universiteit Leiden - eVenue

Platform

LiveWall Events bracht dé oplossing: eVenue. Een online platform waar studiekiezers zich van te voren inschrijven voor studies/vakken die hen interessant lijken. Een interactief platform, waar ze vragen kunnen stellen, bijvoorbeeld aan studenten of aan experts. 

“De grootste challenge”, zegt Head of Events, Jerre Maas: “was om de informatiemarkt zo overzichtelijk mogelijk te maken, aangezien er zoveel opleidingen en zoveel content waren.”

De open dag als online event

eVenue is een bestaand product dat is gecustomized, bijvoorbeeld met een expert chat module. “We zagen meerdere dingen gebeuren”, vertelt Jerre: “De live sessies werden veel bekeken. De mogelijkheid om vragen te stellen werd veel gebruikt, de informatiemarkt juist wat minder. Ook maken studenten veel gebruik van de mogelijkheid om te chatten met experts; er kwamen zo’n 10.000 berichten binnen per dag.”

Een prachtige bijkomstigheid was dat veel internationale studenten de online dag bezochten, veel meer dan verwacht. “Die studenten konden nu dus actief meekijken en meedoen, wat eerst bijna onmogelijk was.”

“De moeilijkheid van een online evenement en van zo’n informatiemarkt, is dat voor de mensen die erbij betrokken zijn het echt een ‘black box’ is”, zegt Jerre. “Bij een normale informatiemarkt zie je tal van studenten en docenten rondlopen, en spreek je studiekiezers of collega’s aan. Bij de online informatiemarkt zag je deze mensen niet, maar moest je soms wachten op een bericht of op een inbellende student. Een leerpuntje was om duidelijk te maken hoeveel mensen er welk onderdeel bezoeken. Dit hebben we ook meegenomen in de doorontwikkeling van eVenue.”

Samenwerking Universiteit Leiden X LiveWall

LiveWall werkt al sinds 2014 samen met Universiteit Leiden voor interactie tijdens colleges. Hier wordt Presenterswall voor gebruikt; een andere tool van LiveWall Events. Door de fijne samenwerking  tijdens eerdere open dagen en workshops, was de drempel naar een volledig online traject minder hoog. 

“Het is echt een partnership geweest,” zegt Jerre. “Een prachtig, nieuw project, uit nood voorgekomen, maar wel samen opgepakt.” Dit maakt het een mooie samenwerking, in plaats van een leverancier-klantrelatie. “In het begin waren er nog wat challenges, maar nadat we vaker samenwerkten, ontwikkelden we een soepel proces en gaan we nu voor de vijfde keer een project samen aan.” 

Toekomst

30.000 bezoekers maakten gebruik van de digitale open dag. Nu het weer kan, gebruikt Universiteit Leiden deze tool om verder te werken met hybride open dagen. De master open dag vindt (ook in 2022) volledig online plaats. “Onze studiekiezers vonden het eVenue platform zeer gebruiksvriendelijk en overzichtelijk” bevestigt Floor van Dijk, eventmanager Universiteit Leiden.